Kwaliteit
Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden van documenten.nl kunt u de status van uw contracten volgen. De kern van het probleem van goed contractbeheer is niet de software, maar het categoriseren en signaleren. Documenten.nl neemt het volledige administratieve proces van u over en voorziet u van inzicht en overzicht: ‘Business Proces Outsourcing’.
Categoriseren
In de praktijk is wanneer nodig vaak geen overzicht en inzicht in bestaande contractuele verplichtingen. Contracten die onnodig langer doorlopen dan genoemde contractduur zijn vervelende kostenposten. Een onderdeel van het totaalpakket is het categoriseren van uw contracten: centraal verzamelen, digitaal aanbieden en bijhouden. De eerste stap in de richting van het krijgen van overzicht en inzicht in uw contracten!
Signaleren en toegankelijkheid
Een belangrijke volgende stap in het proces van goed contractbeheer is het beschikken over een tijdige signalering van wanneer een contract afloopt. In de regel blijkt dat contractafloop of contractverlenging hét uitgelezen moment is om kwaliteitsverbetering of nieuwe prijsafspraken te realiseren.
Behoeften veranderen en ook u wilt op het juiste moment gebruikmaken van innovaties en marktaanpassingen. Een tijdige signalering zorgt ervoor dat uw bestand altijd actueel is en alleen inzichtelijk is voor daartoe bevoegde medewerkers. Een belangrijk punt van aandacht is dan ook dat u altijd en op elk moment uw contractbestand kunt raadplegen. Documenten.nl verzamelt uw contracten in een veilige digitale werkomgeving, welke op ieder moment en iedere plek toegankelijk is. Het enige dat u nodig heeft is de beschikking over internet. Uw laptop, smartphone of tablet zijn direct geschikt om de in documenten.nl geplaatste contracten te raadplegen.
Beheer
Het actueel houden en het beheer van uw contractbestand heeft in de praktijk te maken met werkafspraken en discipline om vanaf het begin contracten centraal te administreren en daaruit vloeiende activiteiten uit te voeren. Met de uitgebreide mogelijkheden rond workflow en versiebeheer kunt u met betrekking tot beheer rekenen op een betrouwbare technische ondersteuning. Zo krijgt u zicht op welke acties u tijdig kunt ondernemen om contracten te beëindigen of te optimaliseren.
Whitepaper aanvragen